ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016 - GDPR

Gentile Cliente e Gentili Alloggiati,
ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, desideriamo informare l’interessato che i trattamenti dei dati personali sono effettuati dal Titolare con correttezza e trasparenza, per fini leciti e nella tutela di riservatezza, libertà fondamentali e diritti dell’interessato.

1. Fonte dei dati e modalità del trattamento

I dati personali possono essere raccolti direttamente presso l’interessato oppure possono pervenirci da terzi. Nello specifico, i dati personali potrebbero esserci trasmessi da parte delle OTA (Online Travel Agencies) esclusivamente nel caso in cui l’interessato decida di utilizzare tali piattaforme per effettuare la prenotazione. A titolo esemplificativo, i dati potrebbero esserci trasmessi da portali quali Booking.com, Expedia, Trip.com, Hotels.com, Agoda, Lastminute.com, Reserving, HRS, ecc.

In caso di prenotazione tramite l’apposita piattaforma online messa a disposizione dal Titolare, i dati possono pervenirci tramite il fornitore di tale piattaforma.

I trattamenti sono effettuati anche con l’ausilio di mezzi informatici.

2. Categorie di dati trattati e Finalità

I dati personali trattati includono le seguenti categorie per le finalità di seguito indicate.

• A) Finalità contrattuali e di prenotazione:
  • Categorie di dati del Cliente: dati anagrafici (nome e cognome), indirizzo di residenza, dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono), dati relativi al soggiorno (date di arrivo/partenza, preferenze comunicate), dati di pagamento (estremi della carta di credito a garanzia o per il saldo).
  • Base giuridica: il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (Art. 6, par. 1, lett. b del GDPR).
  • Natura del conferimento: obbligatoria e necessaria per confermare la prenotazione e gestire il rapporto contrattuale.
• B) Obblighi di Pubblica Sicurezza inerenti agli Alloggiati (portale Alloggiati Web):
  • Categorie di dati degli Alloggiati: nome, cognome, luogo e data di nascita, sesso, cittadinanza, estremi del documento di riconoscimento (tipo, numero, luogo di rilascio), indirizzo di residenza.
  • Base giuridica: il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (Art. 109 R.D. 773/1931; Art. 6, par. 1, lett. c del GDPR).
  • Natura del conferimento: obbligatoria per legge; il rifiuto preclude il soggiorno in struttura.
• C) Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali:
  • Categorie di dati del Cliente: dati di fatturazione (nome e cognome, indirizzo, codice fiscale/P.IVA), dati relativi alle transazioni economiche effettuate con il Titolare in relazione al contratto.
  • Base giuridica: il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi legali di natura amministrativa, contabile e fiscale (Art. 6, par. 1, lett. c del GDPR).
  • Natura del conferimento: obbligatoria per legge; il rifiuto preclude il soggiorno in struttura.

In caso di ulteriori trattamenti o ulteriori finalità di trattamento, saranno fornite apposite informazioni aggiuntive.

3. Categorie di destinatari dei dati

I dati personali non saranno diffusi al pubblico, ma potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, ove necessario nominati responsabili esterni del trattamento:

• Autorità di Pubblica Sicurezza (Questura);
• Consulenti e liberi professionisti (es. commercialista per la tenuta della contabilità, consulenti di competenza per lo svolgimento di specifiche pratiche inerenti al contratto, ecc.);
• Fornitori di servizi tecnici e informatici, inclusi i provider e gestori dei software gestionali, della piattaforma di gestione delle prenotazioni e servizi di cloud storage, ecc.;
• Provider di servizi di gestione documentale, posta elettronica e fornitori di sistemi per la gestione di quest’ultima (“in client”);
• Istituti bancari e provider degli applicativi di pagamento elettronico, per la gestione di incassi e pagamenti.

Il Titolare resta a disposizione per fornire, su richiesta dell’Interessato, ulteriori informazioni di dettaglio sui singoli destinatari a cui i dati saranno in concreto comunicati.

4. Trasferimento dati in paesi terzi e processi decisionali

• Il Titolare non prevede di trasferire i dati in paesi terzi rispetto all’applicabilità del GDPR. Tuttavia, in caso di necessario trasferimento su server ubicati in paesi terzi ai fini dello svolgimento delle attività sopra descritte, esso avverrà in piena liceità secondo i requisiti previsti dal Capo V del GDPR (decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, norme vincolanti d’impresa, provvedimenti delle autorità competenti o specifiche deroghe conformi alla legge).
• Non viene adottato alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22 del GDPR.

5. Termini di conservazione dei dati

• Dati anagrafici e di contatto, contrattuali e ai fini della contabilità: conservati per 10 anni dal termine del rapporto (art. 2220 c.c. per i termini di conservazione delle scritture contabili; art. 2946 c.c. per il termine di prescrizione ordinaria).
• Dati degli alloggiati: i dati acquisiti esclusivamente per la comunicazione alla Questura non vengono conservati dal Titolare oltre il termine di durata della locazione/soggiorno.

6. Diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679:

• Accesso (Art. 15): per conoscere quali dati personali stiamo trattando.
• Rettifica (Art. 16): per ottenere la correzione di eventuali dati inesatti.
• Cancellazione / Oblio (Art. 17): per richiedere la rimozione dei dati non più necessari per le finalità del trattamento.
• Limitazione (Art. 18): per ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento nei casi specificamente indicati dall’articolo in parola.
• Portabilità (Art. 20): per ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che forniti al Titolare e poterli trasmettere senza impedimenti a un altro titolare.
• Opposizione (Art. 21): per ottenere la cessazione del trattamento fondato sulle basi giuridiche ex art. 6, lett. e, f del Regolamento, per motivi legittimi legati alla situazione particolare dell’interessato.
• Reclamo (Art. 77): diritto di rivolgersi all’Autorità Garante della Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
• Ricorso giurisdizionale (Art. 79): diritto di adire l’autorità giudiziaria nel caso in cui l’interessato ritenga che i propri diritti siano stati violati nell’ambito di un trattamento.

7. Titolare del Trattamento

Per consentire all’interessato di esercitare i propri diritti e per quant’altro occorrer possa, si indicano i seguenti riferimenti.

• Titolare del trattamento: Nuovo Albergo Touring Srl, Viale Darfo Dallai n. 1 - 41012 - Carpi (MO), C.F. e P.IVA 01989040363.
• Referente privacy: Dott. Marco Malavasi.
• E-mail: info@hoteltouringcarpi.it.